Een agenda zorgt vooraf en tijdens je online meeting voor duidelijkheid. Het helpt jou bij de voorbereiding en zorgt voor meer focus bij online vergaderen. Maar hoe stel je die agenda nou snel en handig op? Simpel: met een meeting template. We leggen je uit hoe het werkt.
Wat is een meeting template?
Meeting templates zijn sjablonen die jou helpen bij het maken van een agenda. Zo hoef je niet telkens een nieuwe structuur voor je vergadering te maken.
Hoe werkt het?
Overweeg je voor het eerst een meeting template te gebruiken? Geen zorgen, het werkt super simpel. Eerst maak je losse agendapunten aan, die je eventueel voorziet van een duur: hoe lang wil je het over ieder onderwerp hebben? Daarna voeg je per item een korte toelichting toe. Zo snapt iedereen van tevoren wat je bedoelt. Wil je iets toelichten dat alleen voor interne ogen bedoeld is? Geen probleem, dat kan ook.
Wat voegen de meeting templates van Let’s Zoip toe?
De meeting templates van Let’s Zoip zijn geen statische documenten, maar eerder een interactieve omgeving. Per agendapunt voeg je bijvoorbeeld ook relevante content toe. Dat maakt de voorbereiding en de vergadering zelf een stuk soepeler. Ga je jaarcijfers bespreken? Dan hang je meteen de juiste spreadsheet aan dat betreffende agendapunt. Zit je bij of in een meeting met een klant en geef je een demo? Dan link je van te voren die demo of metaverse omgeving alvast aan de agenda. Zo verzamel je meteen alles digitaal en centraal en kun je ernaar verwijzen als het tijdens de meeting allemaal toch iets te snel ging. En lekker nooit meer zoeken tijdens de meeting. Handig, toch?
Waarom helpen templates jou efficiënter online vergaderen?
Heb je een meeting template één keer globaal ingericht, bijvoorbeeld voor een verkoopgesprek? Dan kun je deze voor al je toekomstige verkoopgesprekken hergebruiken. Je hoeft de template dan alleen nog maar aan te passen als je voor de betreffende klant iets wil veranderen. Dat maakt de voorbereiding een stuk overzichtelijker en efficiënter. Heb je het zo ingericht dat het voor jou goed werkt? Dan geeft dat tijdens het gesprek meer focus. Dat is niet alleen fijn voor jou, maar ook voor je collega’s en klanten. Zo kun je in korte tijd meer laten zien.
Toegevoegde waarde voor al je gesprekspartners
Door de agenda van te voren te bepalen, kan deze direct worden verstuurd met de uitnodiging. Hiermee werk je transparant richting je gesprekspartners en kunnen zij zich beter voorbereiden. De kwaliteit van je vergaderingen gaat hierdoor omhoog. Bovendien nodigt dit de anderen ook uit om vooraf punten toe te voegen, dus minder verrassingen voor jou!
Wil jij ook efficiënter online vergaderen?
Meeting templates helpen je als jij efficiënter wil vergaderen. Het helpt je in de voorbereiding: een template invullen kost minder tijd dan een agenda steeds opnieuw opstellen. Ook tijdens de call of vergadering bespaart het jou en je klant of collega’s tijd. Omdat er een duidelijke focus is, bespreek je meer in minder tijd. En dat allemaal zonder technische hiccups, want de invulling en koppeling met relevante bestanden heb je al bepaald.
Wil je meer weten over de meeting templates van Let’s Zoip? We laten graag aan je zien hoe het werkt.
